EDM Bilişim olarak biz de mali mühürle ilgili merak edilen ve bilinmesi gereken her şeyi sizler için ele alıyoruz. Öncelikle en kısa tanımıyla mali mühür, bir firmanın sahip olduğu elektronik imza - kaşe olarak adlandırılabilir. Buradan da firmalar, kaşe ile hangi işlemleri yapabiliyorsa, mali mühürle de aynı işlemleri yapabilirler anlamı çıkarılır.
Mali mühür kullanabilmek için önce gereken evrakları da edinerek başvurunun yapılması gerekir. Mali mühür, Flash disk’e benzeyen bir formda olarak kişisel veya ticari bilgisayar ya da laptoplara takılarak kullanılır. Kurumsal geçerliliği olan ve resmi belge ve evrak onayları da dâhil birçok işlemi yapan mali mühürler, giderek daha fazla firma tarafından tercih edilmektedir.
Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?
Günümüzde birçok firma tarafından kullanılan mali mühürler, önce başvuruda bulunularak sürece başlanır. Başvuru değerlendirildikten sonra olumsuzluk olmaması halinde mali mührünüz hazırlanmaya başlar. Eğer bir şirket, elektronik belge kullanımı yapıyorsa ya da elektronik defter kullanıcısıysa da mali mühür başvurusunda bulunmak zorundadır.
Elektronik ortamda kolayca linkler doldurularak ön başvuru tamamlanır. Ardından mühür ücreti yatırılır. Başvuru süreciniz tamamlandığında ve onaylandığında ise firmanıza ortalama 7 iş günü içerisinde mali mühür ulaştırılır. Böylece mali mührünüzü kullanarak EDM bilişim ile dijital dönüşüm süreçlerine katılabilir, siz de bu avantajlardan yararlanabilirsiniz.
Mali Mühür Nerelerde Kullanılır?
Mali mühür, firmaların birçok işlerini hızlandırmasını sağladığı gibi daha kolay ve avantajlı hale de getirmiştir. Mali mühür öncelikle E-Fatura, E-Arşiv gibi elektronik belgelerde kullanılır. E-Devlet, UYAP, KEP gibi sistemlere girişlerde kullanılırken patent başvuruları da yapılır. Mali mühürle elektronik imzanın teknik olarak birbirinden farkı yoktur. Bu yüzden birçok alanda kullanılabilir.
Mali mühür kullanımı zorunlu olmasa da elektronik belge kullanımlarında örnek verecek olursak öncelikle mali mühür alınması şart olmaktadır. Bu yüzden güncel gelişmelere ayak uydurmaya ve daha hızlı bir şekilde süreçleri tamamlamaya çalışan firmalar hemen mali mühür edinir.
Mali mühür kullanımında en çok merak edilen şeylerden biri de yenilemesidir. 3 yıl süre geçerli olan mali mühürler, daha sonra yenilenmesi gerekir. Mali mühür yenilemesinde öncelikle gereken dilekçe formu doldurulmalı ve mühür bedeli ödenmelidir. Böylece yeniden mali mühür kullanılmaya başlanır. Mali mühür genel olarak KAMUSM olarak bilinen TÜBİTAK aracılığı ile edinilir ve teslimat sırasında imza yetkilisi veya vekalet sahibi bir birey aranmaktadır.
Mali Mührün Avantajları Nelerdir?
Gelişen elektronik çağda, mali mühürler daha hızlı ve bir o kadar da kaliteli bir süreç sağlarlar. İşlemlerin elektronik ortamda kolay ve hızlı şekilde ilerlemesi, taklit edilememesi ve daha güvenilir olması açısından firmalara ciddi ölçüde kolaylık sağlamaktadır. Mali mühür başvurusunun yapılması ve süreçler açısından da herhangi bir zorluk olmaması, firmaların daha çok bu yöntemi tercih etmesini sağlar. Mali mühür kullanımıyla aynı zamanda denetleme açısından da kolaylık sağlanır.
Mali mühür, onay ve başvuru süreçleri, faturalar ve diğer resmi evrakların düzenlenmesinde ciddi zaman avantajı elde edilmesinin yanı sıra hız ve pratiklik de sağlar. Bu da firmaların da işlerinin daha hızlı yürümesini ve herhangi bir aksaklık ya da yanlışlık olasılığının düşmesine sebep olur. Yalnızca küçük bir cihazla kullanılan mali mühürler, kaşe kadar resmi ve önemlidir. Bu yüzden kaybolması durumunda bildirilerek eskisinin kullanım dışına alınmasının sağlanması gerekir.
Mali mühür, elektronik ortamda belgelerin gönderimi, karşı tarafa iletilmesi ve saklanması açısından da önemlidir. Mali mühür kullanımında bu sayede evraklar hem resmi geçerlilik kazanır hem de daha hızlı ve güvenli şekilde evrakların iletilmesi sağlanır. EDM bilişim sistemlerine mali mühür bir kere tanımlattıktan sonra tekrar tekrar kullanıma gerek kalmaz. Farklı alanlarda ve farklı mesafelerde bile kolay bir şekilde faturaların gönderimler mali mühür ile sağlanabilmektedir.
